00:00 15 января 2012 г.
В числе первоочередных задач отчетного года были вопросы дальнейшего совершенствования архивного дела в районе: обеспечение сохранности архивных документов, их эффективное использование и осуществление контроля за работой с документами в учреждениях, предприятиях и организациях.
Архивный фонд Шемуршинского района насчитывает 93 фонда: на хранении всего документов - 12236 ед.хр., из них - 10168 ед.хр. управленческая документация, 1936 ед.хр. личный состав и 132 ед.хр. документы личного происхождения.
Оценивая итоги работы за 2011 год, следует отметить поступательное развитие архивного дела в районе. Все плановые показатели выполнены, а по некоторым позициям перевыполнены.
По состоянию на 1 декабря 2011 года (по итогам паспортизации) источниками комплектования архива района являлись 33 учреждений, предприятий и организаций. Паспортизация проведена во всех 33 организациях - источниках комплектования районного архива. Помещения для хранения документов или железные шкафы и сейфы имеются во всех организациях. Под ведомственные архивы выделены приспособленные помещения, но там, где их нет документы хранятся в металлических шкафах и сейфах.
В ведомственных архивах на временном хранении находится 1654 дел постоянного хранения, за 1950-2008 годы, из них утверждены 1215 ед.хр., что составляет 73%. В сельских поселениях хранятся похозяйственные книги 895 ед.хр., все они упорядочены и утверждены описи по 2012 год. На ведомственном хранении находится 2585 дел по личному составу, из них 2359 ед.хр. упорядочены, что составляет 91%. Сверх установленного срока на ведомственном хранении насчитывается всего лишь 43 дела.
Несмотря на сложные экономические условия, в которых приходилось работать, благодаря пониманию главы администрации района, изыскали возможность финансирования, для материально-технического оснащения архива района. Так в мае 2011 года архивом приобретена новая компьютерная техника.
В целях внедрения автоматизированной системы государственного учета документов Архивного фонда Чувашской Республики, в июне 2011 года была введена база данных по внедрению программного комплекса «Архивный фонд» (4 версия).
Значительное внимание архивом района уделялось реализации государственной политики в области защиты социальных прав и гарантий граждан. Обеспечивалось своевременное и качественное исполнение запросов тематических и социально- правового характера. За отчетный год исполнено более 2000 устных запросов социально-правового характера о подтверждении стажа работы, размера заработной платы, награждения медалями, выделение земельных участков и другие.
В связи с Указом Президента Чувашской Республики о присвоении звания «Ветерана труда Чувашской Республики» увеличилось число запросов о стаже работы. Так, за отчетный год, выдано справок о подтверждении стажа работы для предоставления в отдел социальной защиты более тремстам гражданам (годы работы в период летних каникул, в связи с утерей трудовых книжек, отсутствием печати в трудовых книжках, исправлений и т.д.).
Наибольшее количество запросов граждан было выдано для предоставления УПФ о подтверждении стажа работы и о заработной плате, 673 гражданам дан письменный ответ, из них 608 запросов с положительным ответом, остальные с отрицательным ответом, из-за отсутствия документов в районном архиве и отсутствием фамилий. Исполнено 2 тематический запроса.
Параллельно с исполнением запросов проводилась работа и по выполнению местонахождения документов, куда переадресовывались многие запросы, а затем по телефону проверялись исполнения запросов граждан, тех или иных организаций.
Архив района работает в тесном контакте с администрацией района и ее отделами. Работниками отделов и управлений администрации часто используются решения исполкома и сессий за прошлые годы. Для исследователей особый интерес представляют документы управления сельского хозяйства, а так же сельских советов и отдела статистики. В последнее время исследователи проводят работы с документами личного происхождения ветеранов Великой Отечественной войны и тружеников тыла. Школьники используют документы по выборам Президентов. общеобразовательные школы интересовали: состав и объем документов хранящихся в районном архиве, история образования и существования района, статистика полового и возрастного состава населения района за последние 30 лет, а также о жизни граждан района в годы Великой Отечественной войны 1941-1945 годы и многое другое.